CALC (SOFTWARE LIBRE DE OPEN OFFICE)

Calc

El programa Calc es una planilla de cálculo que, aunque no fue creada específicamente para su uso en escuelas, es muy útil para agilizar muchos de los trabajos que allí se realizan. Aplicando conocimientos de lógica y de matemática se pueden crear hojas de cálculo que realicen operaciones reiterativas de cálculo en forma automática.

Su característica más importante es el modelo dinámico, que se usa aplicando fórmulas. El programa Calc pertenece al paquete ofimático de software libre OpenOffice.

Es un programa ideal para comenzar a organizar información trabajando con tablas, cuadros y gráficos.

Algunos temas desarrollados en este curso son:

• cómo se trabaja en Calc
• ingreso de datos
• los libros y las hojas de cálculo
• edición y formato de celdas
• selección de rangos y hojas
• filas y columnas
• aplicar autoformato
• pegado especial
• operadores matemáticos
• fórmulas y funciones
• crear gráficos
• insertar imágenes y símbolos
• buscar y reemplazar texto
• ortografía
• imprimir en Calc

Encontrarán en el material de lectura una serie de íconos o pictogramas que los orientarán en sus estudios. Están pensados para facilitar la lectura y la ubicación de las diferentes alternativas que presentan los módulos. Los íconos usados son estos: 







-Introducción
-Acceder a OpenOffice Calc
-Ventana de OpenOffice Calc
-Elementos de la ventana
-Ingreso de datos
-Abrir un libro de cálculo nuevo
-Guardar un libro de cálculo
-Abrir un libro guardado
-Salir de OpenOffice Calc
-Los libros y las hojas
-Edición y formato de celdas
-Rango
-Seleccionar rango
-Seleccionando rangos de varias columnas y filas
-Seleccionar una hoja completa
-Modificar o eliminar contenido de una celda
-Cortar, copiar y pegar datos
-Asignar formato a una celda
-Combinar o unir celdas
-Manejo de filas, columnas y celdas
-Insertar filas, columnas y celdas
-Borrar filas, columnas y celdas
-Modificar el tamaño de filas y columnas
-Ocultar y mostrar filas o columnas
-Aplicar autoformato Pegado especial 
En el desarrollo del curso se utiliza la versión del programa OpenOffice.org Calc bajado de la página: 
es.openoffice.org/ La planilla de cálculo OpenOffice.org Calc libre de Sun Microsystems, es indispensable en la administración de cualquier empresa u organismo. Es un programa muy útil ya que brinda la posibilidad de generar cálculos en tiempos muy cortos y manejar grandes volúmenes de datos, con el agregado de poder visualizar estos valores a través de gráficos, también se pueden utilizar y manejar como una base de datos. Calc es un programa excelente para organizar, dar formato y calcular datos numéricos. Muestra los datos en un formato de filas y columnas, con líneas de cuadrícula entre las filas y las columnas denominadas celdas; por lo tanto, resulta idóneo para trabajar con datos numéricos para contabilidad, investigación científica, recopilación de datos estadísticos y cualquier otra situación que pueda beneficiarse de la organización de datos en un formato tipo tabla.
Para tener en cuenta: la planilla de cálculo es una poderosa herramienta de fácil manejo, que admite obtener con rapidez, efectividad y eficiencia, trabajos sencillos y rápidos. 

-Es fácil introducir la información dentro de una hoja de cálculo y poder cambiar, borrar, suprimir o añadir datos. --Permite efectuar cálculos en forma electrónica.
-Admite graficar resultados permitiendo de una forma más clara su interpretación.  Para ejecutar OpenOffice Calc basta con acceder al menú de las aplicaciones de OpenOffice ubicado en el menú Oficina (hacer clic en el menú principal en la barra de tareas, como muestra la Figura 1). 


Figura 1: Iniciar Planilla de Cálculo de OpenOffice Calc, desde la opción.
Para tener en cuenta: también se puede acceder a través de íconos de acceso directo si están ubicados en el escritorio, como muestra la Figura 2.


Figura 2: Iniciar Planilla de Cálculo OpenOffice Calc desde el escritorio. La ventana principal de OpenOffice Calc, como otras ventanas de programas en entornos gráficos, tiene barras de Menú, Herramientas y Formato, muchas de estas comunes en otras aplicaciones de OpenOffice. La función Autorrellenar la visualizamos cuando vemos un pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior derecha de la celda. Si el Autorrelleno será de números, entonces hay que ingresar los dos primeros valores de la serie. Si deseamos introducir en una hoja de cálculo los días de la semana, escribimos Lunes (o el día con el que desee comenzar) y utilizamos Autorrellenar para introducir el resto de los días. 


 Sólo escribimos el contenido de la primera celda y luego arrastramos el controlador de relleno –función Autorrellenar– (es cuando el cursor toma la forma de cruz finita +) hasta la celda deseada.
Para tener en cuenta: el ingreso de fórmulas y funciones será desarrollado en el Módulo II.
Si nos equivocamos al introducir datos en una celda, podemos utilizar los botones Deshacer o Restaurar, según lo necesitemos. 
Figura 6: Guardar la planilla con un formato distinto del original
Para abrir un libro de cálculo existente, se siguen estos pasos; Archivo à Abrir, o bien usar el botón Abrir de la barra de herramientas o utilizar la combinación de teclas CTRL + A. Con esto se abre el cuadro de diálogo Abrir (ver Figura 7), desde donde se debe seleccionar el archivo y luego presionar el botón Abrir. 


Figura 7: Cuadro de diálogo Abrir.

Para tener en cuenta: cuando se tiene más de un libro de cálculo abierto, se puede acceder a él a través de la barra de Tareas, donde se encuentran visibles en forma de botones. Para pasar de un libro de cálculo a otro sólo debemos hacer clic sobre la ventana minimizada (botón) en dicha .
barra, o a través de la barra de Menú, comando Ventana, y pulsar sobre el nombre del archivo que se quiere visualizar.
Veremos las distintas formas de salir de OpenOffice Calc. Comenzaremos utilizando la manera más segura y estandarizada para salir de Calc, a través de los siguientes pasos: Archivo à Terminar. En caso de que nunca hubiésemos guardado la planilla en uso se nos presentará el siguiente cuadro de diálogo: 


donde podremos elegir el futuro de nuestra planilla: podremos guardarla, rechazarla (es decir no guardar los cambios realizados) o bien cancelar la acción de terminar la aplicación. También podremos salir de Calc pulsando el botón de cerrar de la ventana principal de Calc: aquí sucederá lo mismo que en el caso anterior: si llegáramos a tener la planilla sin guardar se preguntará por el destino de la misma. Por último veremos la manera de salir de Calc a través de una combinación de teclas, la combinación es: Alt + F4.
Al iniciar Calc se crea un Libro de trabajo, que es el tipo de archivo que genera y visualiza Calc. Por defecto tiene tres hojas de cálculo, llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. El nombre del libro lo colocamos nosotros, la extensión la coloca Calc automáticamente “.ods” (se lee punto ods). 
Para tener en cuenta: un libro es un archivo que puede contener varias hojas. A su vez una hoja es una cuadrícula de filas y columnas en la que se pueden introducir diferentes tipos de datos. 
Las hojas individuales nos ofrecen la posibilidad de agrupar varias hojas con contenido similar en un mismo libro. Como vimos, de manera predeterminada un libro nuevo contiene tres hojas en blanco. Si es necesario, es posible agregar más hojas o eliminar las hojas que no se utilicen. Los nombres de las hojas aparecen en fichas (pestañas) a lo largo de la parte inferior de la ventana del libro.

De manera predeterminada, las hojas de todos los libros de Calc se llaman Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Del mismo modo que le asignamos a un libro un nombre único que nos ayude a recordar su contenido, podemos cambiar el nombre de una hoja de cálculo. Para cambiarle el nombre a una hoja seguimos los siguientes pasos:
1. clic derecho en la ficha de la hoja “Hoja1” de la barra inferior;
2. seleccione la opción Cambiar nombre a la hoja...;
3. escriba el nombre nuevo en el cuadro Cambiar nombre de hoja, y haga clic en Aceptar.
Para copiar una hoja completa hacemos clic derecho sobre la ficha (solapa) de la hoja y seleccionamos la opción Mover o copiar hoja... En el cuadro que se abre tildamos la opción Copiar (en la parte inferior) y luego en Aceptar. Haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre de una de las hojas podemos seleccionar la opción que deseamos: eliminar una hoja del libro o agregar hojas nuevas (insertar hoja). Resumiendo: La Planilla de cálculo facilita el manejo de todo tipo de cálculos: matemáticos, contables, estadísticos, financieros, etcétera. Así como el procesador de textos es una herramienta diseñada para el procesamiento de palabras, la planilla de cálculo permite básicamente la operación con números. Un rango, también llamado bloque, está identificado por las referencias de su primera y última celda, con un signo de dos puntos entre ellas. Por ejemplo, el rango vertical que va desde la celda A1 hasta la celda A11 se identifica como A1:A11. Del mismo modo, el rango horizontal que va desde la celda B1 hasta la celda H1 se identifica como B1:H1. Los rangos que ocupan un bloque de columnas y filas se identifican por las direcciones de las celdas situadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha de ese bloque (D4:G10), como se muestra en la ilustración siguiente. 

Para seleccionar un rango o bloque de celdas, hay distintas formas, una es hacer clic con el botón izquierdo del mouse sobre la celda superior izquierda donde queremos comenzar el rango, y luego se arrastra el cursor a la derecha y hacia abajo sin soltarlo hasta la celda inferior derecha que deseemos. Luego soltamos el botón del mouse. Para seleccionar una columna completa hay que hacer clic en el botón del nombre de la columna (el que contiene la letra). Del mismo modo se selecciona una fila completa, haciendo clic en el nombre de la fila (el que contiene el número). Verán que tanto la columna o la fila quedan completamente seleccionadas. Para seleccionar un rango de varias columnas hay que hacer clic en el primer botón del nombre de la columna del rango, mantener presionada la tecla Mayús (Shift) y hacer clic en el último selector de columna del rango 
o arrastrar el mouse con el botón izquierdo presionado. Este mismo método es válido para seleccionar un rango de filas. Para tener en cuenta: para seleccionar varias columnas no adyacentes hay que seleccionar la primera columna y, manteniendo presionada la tecla Control, ir seleccionando las demás columnas. Este mismo método es válido para seleccionar varias filas no adyacentes.
Podemos seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo haciendo clic en el botón Seleccionar todo situado en la esquina superior izquierda de la hoja, en la intersección de los encabezamientos de fila y columna.

Para modificar el contenido de una celda, se pueden realizar alguna de las siguientes operaciones:
-Seleccionar la celda y hacer doble clic con el mouse sobre ella.
-Seleccionar la celda y a continuación pulsar la tecla F2.
Con estas operaciones es posible editar el contenido de la celda. Con las teclas de dirección pueden desplazarse por el contenido de la celda o bien situarse en cualquier lugar con un clic del mouse. Una vez realizadas las correcciones se debe pulsar la tecla Enter. Para eliminar el contenido completo de una o más celdas, una vez seleccionada(s), pulsamos la tecla Supr (Delete), y el contenido de la celda será eliminado. También a través de la barra de Menú: Editar, seleccionar Eliminar contenidos... se abre un cuadro de diálogo en donde podemos observar las opciones de selección y si tildamos Eliminar todo y luego Aceptar se borrará el contenido completo de la selección.  se puede copiar o cortar (mover) el contenido de celdas desde y hacia cualquier otra celda, hoja de cálculo, libro de OpenOffice Calc u otra aplicación. Las operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la primera de ellas mantiene los datos en su localización original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción cortar borra los datos de la ubicación de origen. Estas operaciones pueden ser hechas con la técnica de arrastrar y colocar. Para cortar o mover datos usando arrastrar y colocar, tenemos que seleccionar el rango de origen y situar el puntero del mouse en alguno de los bordes del rango seleccionado. Hacemos un clic izquierdo con el mouse, y sin soltar el botón, arrastramos el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que deseamos. Para copiar datos es lo mismo, pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se debe mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado. También se puede cortar o copiar datos a través del portapapeles. Así, mientras que los datos no se peguen, se mantienen en ese espacio de memoria (el Portapapeles). Para cortar o copiar datos debemos seleccionar el rango (las celdas), y posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones: 
-Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del menú Editar.
-Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la zona seleccionada.
-Hacer clic en el botón Cortar o Copiar, de la barra de herramientas Estándar.
-Presionar la tecla CTRL y la letra X, para cortar, o bien, la letra CTRL y la C, para copiar.
Para pegar los datos copiados o cortados no es necesario seleccionar todo el rango de destino, basta con seleccionar la primera celda del rango y luego presionar las teclas CTRL y la letra V, o ir al comando Pegar, desde el menú Editar o desde el menú contextual que se despliega al hacer clic con el botón derecho en el lugar donde se desea dejar los datos del portapapeles.  Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda. Intentará, asimismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribimos en una celda 24-6-01 y pulsamos la tecla Enter para fijar ese valor, OpenOffice Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01.
Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, OpenOffice Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9.
La interpretación de esta expresión es: el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aun de este modo el número no se puede mostrar en la celda, esta aparecerá rellena de los símbolos: ###########.
Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar seleccionamos la celda o celdas en cuestión y desde el menú Formato, ejecutamos el comando Celdas. Con esto, OpenOffice Calc mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas que muestra la Figura 8.


Figura 8: Cuadro de diálogo de Formato de celdas.
Desde la pestaña Números de este cuadro, podemos asignar formatos numéricos tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Porcentaje, etc).
Además de las opciones del tipo de dato, el cuadro de diálogo Formato de celdas permite realizar modificaciones al formato de la hoja de cálculo, a través de las siguientes secciones: 
-En Fuente, se puede seleccionar el tipo de letra (fuente), tamaño, estilo.
-En Efectos de fuente podemos escoger diferentes opciones para enriquecer el formato de la celda o celdas seleccionadas, subrayado, color, etcétera.
-Desde Alineación se puede modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados.
-En Borde se puede escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas, su grosor, estilo, posición, color, etc.
-En Fondo se puede escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas (bloque-rango). 
 Para tener en cuenta: algunas de las opciones que se encuentran en el cuadro de diálogo de Formato de Celdas, pueden estar disponibles en los botones de la barra de herramientas Formato. Se pueden seleccionar celdas adyacentes para unirlas en una única celda. De igual modo, se puede seleccionar una celda de gran tamaño creada mediante la unión de celdas individuales y volver a dividirla. Los comandos son:
-Unir celdas en OpenOffice.org Calc
1. Seleccionamos las celdas continuas que deseamos unir.
2. Elegimos Formato à Combinar celdas.
-Deshacer la unión de celdas en OpenOffice.org Calc
1. Colocamos el cursor en la celda a dividir.
2. Elegimos Formato à Combinar celdas para destildar la opción. 


Ejemplo de celdas combinadas.  Insertar filas, columnas y celdas
Para insertar una fila o una columna, primero debemos ubicarnos en la celda donde deseamos hacer la inserción. La fila se insertará arriba de la fila donde está la celda seleccionada, y la columna se insertará a la izquierda de la columna de la celda seleccionada. Para ello debemos seguir los siguientes pasos: 
-Seleccionar la celda;
-ir a menú Insertar y seleccionar submenú Filas o Columnas.
Otra manera posible para insertar una fila o una columna puede ser:
-Hacer clic derecho sobre la letra de la columna o el número de la fila y, desde el menú contextual, seleccionar Insertar filas o Insertar columnas.
Si deseamos insertar un conjunto de celdas, y desplazar los datos para que dejen espacio a la nueva selección, entonces, una vez realizada la operación de Cortar o Copiar posicionamos el cursor en el lugar en el que deseamos insertar la selección, y seguidamente realizamos una de las siguientes operaciones:
-Seleccionamos, desde el menú Insertar, el comando Celdas...
-Pulsamos el botón derecho del mouse, y desde el menú contextual, seleccionamos Insertar celdas... 
Tras realizar esto, aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas (ver Figura 9), en el cual debemos elegir una de las cuatro opciones disponibles y hacer clic en el botón Aceptar.


Figura 9: Cuadro de diálogo Insertar celdas.  Para borrar una fila o columna, no basta con seleccionarla y pulsar la tecla suprimir (Supr), ya que esta acción sólo borra el contenido de las celdas, pero la fila o columna que contiene esa celda se mantiene. Para borrar una o varias filas o columnas completamente, seguimos estos pasos:
-Seleccionar la fila, haciendo clic sobre su número; o la columna, haciendo clic sobre la letra de encabezado.
-Pulsar el botón derecho del mouse y seleccionar la opción eliminar filas o eliminar columnas, según corresponda. Como alternativa encontrarán en la barra de menú Editar la opción Eliminar celdas, tildando la opción deseada en el cuadro que se abre, se puede eliminar la fila o columna que tengamos seleccionada.  Por defecto, OpenOffice Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En cambio, el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía; de lo contrario los datos quedarán ocultos.
Para cambiar el tamaño de una fila, debemos acercar el cursor hasta el margen izquierdo, en la zona en la que aparece la numeración de las filas, y para cambiar el ancho de una columna ir al margen superior, donde aparecen las letras que designan las columnas. A continuación situamos el cursor en la unión de dos filas o dos columnas hasta que cambie de apariencia, adoptando la de una flecha doble. Luego presionamos sin soltar el botón izquierdo del mouse y lo arrastramos hasta el alto de fila o ancho de columna que deseamos. 


Si conocemos el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, en el menú Formato elegimos el comando Fila o Columna y en el siguiente menú desplegable Altura... o Ancho ... Tras esto aparecerá un cuadro de diálogo (ver Figura 13) que pide el valor de la altura de la fila o el ancho de columna según corresponda. 


Figura 13: Cuadro de diálogo Altura de fila. 
Para tener en cuenta: cuando comenzamos a trabajar con una hoja nueva, todas las filas y columnas poseen el mismo ancho y alto predefinido. Este valor puede ser configurado según sea nuestra necesidad, de modo que al crear una nueva hoja todas las celdas tengan el ancho y alto previamente definido. También se puede realizar este cambio una vez que hayamos introducido datos en la hoja de cálculo.
Para establecer el ancho (columna) o alto óptimo (fila), accedemos al menú Formato y seleccionamos el comando Columnas o bien Filas, eligiendo posteriormente Ancho Óptimo ... o bien Alto Óptimo ..., según corresponda. Como se muestra en el cuadro de diálogo de la Figura 14. 


Figura 14: Cuadro de diálogo de Ancho de columna óptimo.  Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar seleccionamos las filas o columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta, y luego accedemos al menú Formato, seleccionamos el comando Filas o Columnas y luego Mostrar.
Para darle un formato atractivo a las celdas de forma más fácil, podemos utilizar la herramienta de formateado automático. Para empezar, seleccionamos el área de datos a la que le queremos aplicar un formato (el área mínima a la que se puede aplicar un formato es de 3 filas por 3 columnas), luego, en la barra de Menú vamos a Formato y seleccionamos Formateado automático..., tras lo cual se verá la ventana de la Figura 11. 


Figura 11: Cuadro de diálogo de Formateado Automático.
Figura 9: Cuadro de diálogo de pegado especial.
Desde el cuadro de diálogo pegado especial podemos realizar las siguientes acciones:
-En Selección: se indica qué información o propiedades de las celdas queremos pegar (toda la celda, sólo el formato, sólo los números sin formato, etc.).
-En Operaciones: si las celdas de destino y de origen contienen datos numéricos, y en la sección Desplazar celdas está marcada la opción No desplazar, entonces puede definir una operación matemática a realizar entre las celdas de ambos rangos (origen y destino).
-En Opciones: se pueden indicar las siguientes acciones:
Ignorar celdas vacías: en el área de pegado, no se pegarán las celdas en blanco que existieran en el área de origen.
Transponer: cambia la orientación de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las columnas en filas.
Vincular: introduce en las celdas de destino la referencia a la celda de origen que le corresponde, de modo que si se modifica un valor en la celda de origen, se modificará en la de destino.
-En Desplazar celdas: se definen las opciones de desplazamiento de las celdas al pegar la selección. 
Actividad de autoaprendizaje:
1. Abran el archivo “Mi primer trabajo” creado en la actividad de autoaprendizaje.
2. Guarden el archivo con el nombre “Horario”.
3. Inserten una fila en la parte superior.
4. Combinen las celdas de toda la fila.
5. Coloquen el nombre “Horario Escuela XX”.
6. Cambien el tipo de fuente y la alineación de este título.
7. Seleccionando el rango de filas y de columnas, cambien el tipo de fuente y la alineación de la fila de los días y la columna de las horas.
8. Seleccionen el rango donde deberán escribir las materias y seleccionen un color de fondo que no impida la lectura del texto.
9. Modifiquen el ancho de las columnas para poder escribir los nombres de las asignaturas.
10. Seleccionen toda la cuadrícula del horario.
11. Hagan clic en la opción copiar.
12. Activen la Hoja2.
13. Posiciónese en la celda A1.
14. Hagan clic derecho con el mouse y seleccionen Pegar. Realicen las modificaciones necesarias para obtener una planilla de horarios que se adecúe a sus necesidades.
15. Cambien los efectos de fuentes, Bordes y Fondos como ustedes lo deseen.
16. Cambien el nombre de la Hoja2, por Horario escuela XX.
17. Guarden el archivo en la carpeta de trabajo con el nombre Trabajo practico Calc.
Se abrirá la ventana Formateado automático diagrama, que se muestra en la siguiente figura: 


En esta ventana encontrarán una serie de opciones: 


3- Luego pulsamos Siguiente y pasará a otra ventana donde debemos elegir el tipo de diagrama, como muestra la imagen siguiente: 




4- Pulsamos el botón Avanzar y se mostrarán una serie de posibilidades “extras” en cuanto a la presentación del tipo de diagrama que hemos elegido en el paso anterior. Observen la imagen: 


5- Hacer clic en Avanzar para llegar al último paso de la creación del gráfico.


En este punto se pueden agregar textos a determinadas áreas del diagrama: 


6- El último paso es pulsar el botón Crear: con ello el diagrama aparecerá en la hoja que hayamos seleccionado. Una vez creado el diagrama, podemos modificar la apariencia del gráfico. Para ello debemos seleccionarlo y luego hacer doble clic sobre él o presionar el botón derecho del mouse sobre el área del gráfico, y seleccionar Editar desde el menú contextual. Con esto el diagrama estará en modo de edición, y podemos seleccionar las propiedades de cualquiera de sus componentes (barras, líneas, área, leyenda, eje x, eje y, etc.) haciendo doble clic sobre ellas, con lo cual se abrirá una ventana que dependerá del componente del gráfico que hayamos seleccionado, como muestra la siguiente imagen. Actividad: -Buscar y remplazar texto 

Una vez abierto este cuadro de diálogo los pasos a seguir son: 


Al realizar estas acciones veremos que la planilla se desplaza automáticamente y la celda que contiene la palabra buscada se marca para que podamos verla en el contexto.



Ya buscada la cadena de caracteres tendremos la opción de cambiarla por otra. Para ello escribimos la palabra por la que queremos cambiarla en el cuadro de texto Reemplazar por y pulsamos el botón Reemplazar para que tenga lugar el cambio.
Para que el cambio afecte a todas las celdas que coincidan con la búsqueda en la hoja de cálculo, pulsamos en Reemplazar todo. Mediante la verificación ortográfica se puede comprobar los errores del texto. Activamos la función de corrección ortográfica desde el comando Herramientas de la barra de Menú, y pulsamos sobre Revisión Ortográfica. 


En el cuadro de diálogo que aparece podemos optar por:
Ignorar una vez, si consideramos que la palabra no constituye una falta de ortografía y preferimos mantenerla. Cambiar, si consideramos que efectivamente es un error. Si preferimos otra opción para realizar el cambio tenemos que marcarla entre las Sugerencias o poner otra que nos parezca más adecuada.
Agregar incorpora la palabra al diccionario que se encuentra instalado. Agregar nos permite incorporar una palabra que es correcta y que el programa considera un error. Al incorporarla la próxima vez no aparecerá como error.
Cambiar todo permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja de cálculo. 
Para tener en cuenta: el comando Corrección automática... de la barra de Herramientas permite activar o desactivar algunas funciones automáticas del programa, como sustituir dos mayúsculas iniciales por una. Si tenemos activada Corregir DOs MAyúsculas, cuando escribimos EsCudo el programa lo sustituye automáticamente por Escudo.
Para activar o desactivar las diferentes opciones del comando Corrección automática:
Pulsamos Herramientas en la barra de Menú à Corrección Automática y aparecerá el cuadro Autocorrección para establecer algunas preferencias de corrección.  Buscar y remplazar texto: nos permite buscar fácilmente palabras en una planilla extensa y reemplazarlas por las que deseamos.
Ortografía: mediante la verificación ortográfica podemos comprobar los errores del texto.  Antes de imprimir una planilla suele ser necesario configurar la página para definir cuestiones como la orientación de la hoja (vertical – horizontal), los márgenes y tamaño, etcétera.
Es conveniente realizar una vista preliminar, para obtener una perspectiva de cómo quedaría la hoja impresa. Para obtener una vista preliminar seleccionamos Vista Preliminar desde la opción Archivo de la barra de Menú.
Para imprimir una hoja de cálculo, podemos hacerlo desde el cuadro de diálogo Imprimir, desde el menú Archivo y seleccionando la opción Imprimir. También se puede realizar con la combinación de las teclas Ctrl + P. 


Para tener en cuenta: desde este cuadro de diálogo podemos seleccionar la impresora que vamos a utilizar, si tenemos varias impresoras instaladas.
En la lista Nombre aparecerá la impresora que tengamos asignada por defecto, pudiendo elegir cualquier otra pulsando la lista y seleccionándola.
También podemos definir, en las secciones Área de impresión y Copias, qué páginas de la hoja de cálculo y cuántas copias queremos imprimir (por defecto es una).
Podemos activar la casilla Ordenar, si queremos que se mantenga el orden de páginas del documento original, o desactivarla si queremos que agrupe cada copia de la página.
En la sección Área de impresión, disponemos de las siguientes opciones: 
-Todo: imprime todo el libro, es decir, todas las hojas del libro de trabajo basándose en el área de impresión definida para cada una de ellas.
-Páginas: imprime el área de impresión definida en cada una de las hojas seleccionadas.
-Selección: imprime el rango de celdas seleccionadas de las diferentes hojas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja. 

Para tener en cuenta: el botón Propiedades..., que aparece junto al nombre de la impresora, permitirá comprobar o modificar su configuración.
Un camino rápido si la configuración de la página y el tipo de impresión que tenemos definido con anterioridad es el deseado, es pulsar directamente el botón Imprimir de la Barra Estándar.
Una opción que puede ser interesante es imprimir únicamente un grupo de celdas. Si queremos imprimir un grupo de celdas las marcamos, es decir las seleccionamos y pulsamos la opción Selección.
Una vez configurada la página y definido el tipo de impresión que deseamos pulsamos Aceptar y la impresora comenzará la impresión. 
Resumiendo:
Podemos imprimir directamente haciendo clic en el botón Imprimir archivo directamente de la barra de Herramientas.
También utilizando la combinación de teclas Ctrl + P. O utilizando la opción Archivo de la barra de Menú y seleccionando el comando Imprimir... para configurar diferentes propiedades de la impresión.
Bibliografía
Manual de OpenOffice Calc G.U.G.L.E.R. Grupo Universitario de GNU/Linux de Entre Ríos